Les progiciels de gestion intégrés (ERP) figurent dans la catégorie des meilleures solutions existantes en matière de gestion des données. Il représente un excellent outil pour beaucoup d’entreprises qui souhaitent analyser les informations utiles, automatiser les processus de collectes de données et intégrer de manière optimale les informations provenant de sources différentes. Parfois, il est difficile de déterminer quelle solution logicielle ERP est la plus adaptée à votre entreprise parmi une multitude de fonctionnalités existantes, cependant, soyez rassuré : nous avons dressé une liste des fonctionnalités essentielles que tout système ERP doit proposer.

Aperçu des éléments fondamentaux d’un ERP

• Intégration à des logiciels tiers

La possibilité d’intégrer votre ERP aux modules tiers est un élément clé qui permet d’optimiser vos différents outils décisionnels pour se connecter sur une même source de données. Ainsi, vous pourrez exploiter plusieurs ressources simultanément en reliant toutes les flux d’informations de votre entreprise, tels que les modules de connexion (bureautique, messagerie, mobilité, fax, web,…), les modules métiers (sav, production, crm, finances, ressources humaines,…)et les modules généraux (achats, ventes, stocks, clients). En faisant une étude approfondie des données,  vous pourrez mieux vous focaliser sur les tendances du marché et faire des hypothèses sur la base des résultats obtenus au cours des années précédentes. Lorsque les prévisions sont fiables et précises, elles augmentent également le rendement de l’ensemble de la chaîne, ce qui contribue à la fluidité des processus et à l’amélioration de la productivité.

2. Automatiser les flux de données grâce à l’ERP

La situation actuelle nous amène à constater que de plus en plus d’entreprises cherchent à faire évoluer leurs solutions logicielles pour améliorer leurs agilités et leurs performances. Pour répondre efficacement aux objectifs organisationnels définis par l’entreprise, l’utilisation d’une solution ERP devient alors incontournable pour automatiser les processus métier, notamment les tâches chronophages telles que le traitement des commandes, la gestion financière, la facturation, le reporting, etc. Non seulement, elle réduit le nombre d’heures passées à mettre en œuvre ces processus, mais elle permet également à votre équipe de se concentrer sur des tâches plus importantes et à plus forte valeur ajoutée.

3. Analyse des données

L’analyse des données à partir d’un logiciel ERP offre un aperçu en temps réel des informations relatives aux différents secteurs de la société. Grâce à elle, il est possible de suivre les évolutions des activités, le développement de votre business et de formuler des stratégies pour améliorer les prévisions de croissance et de ROI. Autant d’indices précieux qui pourraient vous permettre d’améliorer votre rentabilité et de réduire vos coûts vers une croissance exponentielle.

4. Création de rapports

Les fonctionnalités de reporting d’un ERP peuvent être perçues en tant qu’outils et supports permettant de faire ressortir les analyses au profit de tous les acteurs concernés. Les systèmes de gestion des données comportent généralement des outils tels que des tableaux de bord personnalisables, des représentations visuelles ou des diagrammes à barres, etc. Certains systèmes ERP prévoient même la possibilité de contrôler l’accès aux rapports, afin de garantir la protection des informations importantes de votre entreprise.

5. Intégration d’outils de gestion relation client

Il est important pour votre entreprise d’avoir une structure de gestion de la relation client car elle vous permet d’améliorer la qualité du service que vous offrez à vos clients. En effet, en disposant d’un outil CRM intégré à votre ERP, vous avez à portée de main toutes les informations nécessaires sur vos clients et vous pouvez donc leur offrir un service personnalisé. Une solution qui favorise également la fidélisation des clients en leur donnant envie de s’impliquer davantage auprès de votre entreprise. En combinant les outils ERP et CRM, il est possible d’archiver de manière centralisée les informations relatives à chaque client, notamment les coordonnées, l’état et le suivi des commandes, ainsi que les informations de facturation.

6. Gestion des ressources humaines

En utilisant un outil RH qui s’intègre à votre système ERP, vous aurez la possibilité d’automatiser et de suivre en temps réel les performances de votre entreprise et celles de vos employés. Cette solution sert de support intégré pour vous faire gagner du temps dans la gestion des flux d’informations, notamment la paie, la gestion des absences, le dialogue social, la planification des formations, la gestion du recrutement, etc. Non seulement ces données doivent être catégorisées et rationalisées, mais elles doivent surtout être analysées pour identifier les points négatifs et les enjeux potentiels afin d’élaborer des solutions adaptées à chaque situation. Il est donc indispensable d’avoir un bon outil de gestion RH, spécialisé dans le reporting, avec un tableau de bord pour la centralisation de toutes vos données.

7. Gestion de la chaîne logistique

La présentation de tous vos produits dans une même liste est l’une des fonctionnalités qui vous aidera le plus dans la gestion de la chaîne d’approvisionnement. Grâce aux fonctionnalités essentielles d’un système logistique ERP, vous pourrez trier, classer, organiser tous vos produits en fonction de leurs caractéristiques (statut et catégories) via un outil commun. Vous disposerez ainsi d’une interface complet pour l’affichage des stocks, du prix du produit, du taux moyen de rentabilité, du délai de réapprovisionnement et du suivi des ventes.

En effet, les systèmes ERP jouent un rôle essentiel dans la réduction des erreurs dans les processus de la chaîne d’approvisionnement. Il convient de noter qu’ils aident les entreprises à trouver les meilleures offres de prix proposées sur le marché, mais aussi à réduire les risques de perte grâce à une gestion optimale des processus de production.

8. Marketing et ventes

Le module Ventes et marketing fournit des fonctionnalités pour contacter les clients, suivre les commandes, expédier les produits, émettre des factures de vente, recevoir des paiements et traiter les retours.

La solution propose également des fonctionnalités supplémentaires pour assurer le suivi automatisé des dépenses, la définition des objectifs à atteindre pour les équipes commerciales, le contrôle des commandes non exécutées et la création de rapports détaillés sur les activités liées au service marketing. Ce type de rapports offre la possibilité d’analyser les évolutions des ventes au cours d’une période donnée, de détailler les résultats par rapport aux indicateurs globaux et de faire des prévisions sur les ventes au cours de la période suivante (trimestre ou mois).

Comment choisir les fonctionnalités qui conviennent le mieux à votre entreprise ?

Vous devez impérativement faire le point sur les fonctionnalités de l’ERP qui répondent le mieux à vos attentes. Le déploiement d’un système ERP peut nécessiter une période plus longue en fonction de la complexité des fonctionnalités à mettre en œuvre, mais pour un projet comportant les modules de base, le délai de réalisation est généralement de 4 à 6 mois. De nombreux facteurs doivent être pris en compte pendant cette période. Il est donc important de considérer comment vos processus d’entreprise peuvent s’intégrer dans un ERP et quelles nouvelles fonctionnalités peuvent être mises en place dans le nouveau système.

Pour choisir un logiciel ERP, nous vous proposons de répartir la sélection en plusieurs étapes : analyse des besoins et de la situation, collecte d’informations, présentation du logiciel et établissement du devis. 

Vous pouvez également opter pour un logiciel complet disponible sur le marché et répondant à vos exigences, tel que Odoo. Alors, n’hésitez pas à nous contacter pour détailler votre projet et recevoir votre devis gratuitement.